Quản lý thời gian là gì và cách đơn giản áp dụng trong công việc

Đây là kĩ năng sống không thể thiếu của những người thành công thời hiện đại, đặc biệt là với những phụ nữ thời nay, bận rộn cả hai nhiệm vụ làm vợ, làm mẹ. Vậy quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết theo từng bước cho đến khi hoàn thành. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kĩ năng quản lý thời gian tốt, thời gian bạn sử dụng sẽ càng hiệu quả. Sự hiệu quả của thời gian được đánh giá dựa trên chất lượng công việc làm ra, không phải dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.

Để hiểu đầy đủ câu trả lời cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn cần phải tìm hiểu thêm 3 khái niệm quan trọng: quy trình quản lý thời gian, tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc và cách áp dụng kĩ năng quản lý thời gian nơi công sở.

Quy trình quản lý thời gian

Quy trình quản lý thời gian cơ bản bao gồm 3 bước chính:

• Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
• Đo lường, định lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được đề ra.
• Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự làm việc mỗi ngày.
• Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.

Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người.

Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc và kinh doanh

Sau khi đã trả lời được câu hỏi quản lý thời gian là gì, ắt hẳn bạn sẽ tò mò tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến như vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn cái bạn đang có.

Tại sao có người có hiệu quả làm việc gấp đôi bạn? Hoặc có người chỉ có thể làm bằng một nửa bạn. Bí quyết chính là ở những kĩ năng quản lý thời gian mà mọi người nắm bắt và áp dụng cho bản thân. Những yếu tố sau nhấn mạnh tầm quan trọng của khái niệm “Quản lý thời gian là gì?” trong công việc và kinh doanh.

1. Năng suất công việc

Kĩ năng quản lý thời gian giúp xếp hạng từng kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và tạo nên danh sách ưu tiên. Với danh sách này, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.

Với một nền tảng kĩ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều đã được tổ chức gọn gàng, khoa học. Không chỉ thế, quản lý thời gian hiệu quả còn giúp nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm được từ việc sắp xếp công việc logic.

2. Tăng cường khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn có thể kiểm soát thời gian tốt, bạn không những có thể tự loại bỏ áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc.

3. Loại bỏ thói quen xấu – Tạo động lực hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Kĩ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt này, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Một số mẹo giúp quản lý thời gian tại công sở

1. Bàn làm việc ngăn nắp

Một bàn làm việc lộn xộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp, phân loại giấy tờ một cách ngăn nắp, gọn gàng để bạn có thể tập trung vào công việc được tốt hơn.

2. Chia nhỏ công việc

Bạn cảm thấy áp lực trước một nhiệm vụ lớn, khó có thể làm tốt. Hãy nhớ nguyên tắc chia nhỏ công việc và sắp xếp thành một quy trình gồm nhiều bước với thời điểm tương ứng hợp lý theo “deadline”. Một khi bạn đã có thể hoàn thành từng phần nhỏ công việc, bạn sẽ không còn cảm thấy công việc ấy khó khăn như lúc đầu.

3. Ghi chú những nhiệm vụ lặp lại

Nếu bạn cảm thấy mình cứ lặp đi lặp lại một nhiệm vụ mỗi ngày, bạn đang thực hiện công việc một cách không hiệu quả. Hãy ghi chú lại quá trình cũng như thời gian thực hiện để rút kinh nghiệm tìm phương án thời gian tốt hon.

4. Nâng cao kĩ năng văn phòng

Kĩ năng vi tính, kĩ năng đánh máy, kĩ năng tìm kiếm trên mạng hay các phần mềm hỗ trợ công việc khác nếu biết cách sử dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hoàn thành công việc. Dành thời gian học thêm những công cụ hữu ích này, bạn sẽ tăng năng suất làm việc của mình lên gấp đôi, thậm chí gấp ba lần thông thường.

Đến đây chắc hẳn bạn đã biết quản lý thời gian là gì? Vậy bạn nên có kế hoạch thực hiện điều này ngay hôm nay để thành công đến với bạn nhanh hơn dự định nhé!

Thảo Nguyên