4 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho người thành công

Tuy vậy, hiện tại, bạn vẫn chưa tìm được cho mình một phương pháp quản lý thời gian thực sự phù hợp. Vậy tại sao không tham khảo ngay 4 phương pháp quản lý thời gian phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay, để chọn cho mình một phương án tối ưu nhất nhé.

1. Phân tích ABC

Phương pháp phân tích ABC là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bằng cách phân loại và nhóm những nhiệm vụ bạn cần làm vào 3 nhóm chính A, B và C, trong đó:

A – nhóm nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.

B – nhóm nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.

C – nhóm nhiệm vụ không quan trọng cũng không khẩn cấp.

Phân loại công việc theo 3 nhóm này sẽ giúp bạn quyết định thứ tự ưu tiên làm việc. Nhóm A là những nhóm công việc có sự ưu tiên cao nhất, do đó cũng cần được thực hiện trước nhất. Trong mỗi nhóm, bạn lại phân mức độ ưu tiên thực hiện từng nhiệm vụ bằng cách đánh số thứ tự tăng dần. Nhiệm vụ A1 sẽ có mức độ ưu tiên hơn A2 và nên được tiến hành trước. Phân tích ABC là một trong những kỹ năng quản lý thời gian cơ bản nhất bạn cần phải nắm vững để bắt đầu xây dựng thói quen quản lý thời gian cho bản thân.

2. Phân tích Pareto

Phân tích Pareto hay còn được biết đến với tên gọi nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này nói rằng 20% nỗ lực của bạn sẽ chiếm tới 80% kết qủa bạn đạt được. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là xuất bản một quyển sách với 100 trang nội dung trong một tháng, 20% nỗ lực thực hiện của bạn sẽ cho kết quả là 80 trang được hoàn thành. 20 trang còn lại cần đến 80% công sức của bạn để thực hiện.

Điều này vì sao lại quan trọng? Nó quan trọng bởi vì nếu bạn nhận ra nguyên tắc này và toàn lực tập trung vào 20% nhiệm vụ mang lại 80% kết quả, chúng sẽ tiết kiệm thời gian của bạn hơn rất nhiều nếu phân bổ đồng đều vào 80% nhiệm vụ mà chỉ mang lại 20% kết quả. Nguyên tắc này cũng được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh. Các doanh nghiệp sẽ tập trung làm hài lòng 20% lượng khách hàng mang lại 80% lợi nhuận hay khen thưởng 20% nhân viên đóng góp tới 80% kết quả kinh doanh của mình.

Nguyên tắc 80/20, do đó, mang lại cho chúng ta kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tập trung ưu tiên thời gian thực hiện 20% nhiệm vụ dẫn đến 80% kết quả, hay nói cách khác, chúng ta phải ưu tiên tiến hành những nhiệm vụ mang lại hiệu quả cao nhất.

3. Phương pháp Eisenhower

Phương pháp này được đặt tên theo tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – người phát minh ra phương pháp – Dwight D. Eisenhower. Để sử dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả này, đầu tiên bạn cần xác định nhiệm vụ bạn cần làm để đạt được mục tiêu. Sau đó, những nhiệm vụ sẽ được đánh giá, phân loại theo cấp độ quan trọng và khẩn cấp hoặc cả hai trong “hộp Eisenhower” với 4 phần.

Để bắt đầu, bạn hãy vẽ chiếc hộp Eisenhower cho mỗi mục tiêu và tiến hành sắp xếp thời gian theo cách sau. Đầu tiên, bạn tự hỏi bản thân nhiệm vụ này có quan trọng không? Có khẩn cấp không? Hoặc cả hai? Trả lời được câu hỏi sẽ giúp bạn biết được ngay lập tức mình phải phân chia thời gian để thực hiện nhiệm vụ nào trước.

1. Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng – Xếp vào khung “Phải làm ngay”.
2. Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp – Đặt lịch vào lúc khác phù hợp để tiến hành.
3. Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng – Giao cho người khác thực hiện hoặc đặt vào lịch trống, ít ưu tiên.
4. Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng – Bỏ qua nhiệm vụ này và dành thời gian vào những ưu tiên khác.

Ví dụ “Hộp Eisenhower” cho một ngày làm việc:

4. Phân tích POSEC

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bằng phân tích POSEC là một bộ 5 nguyên tắc, giúp bạn đặt ưu tiên chính xác cho từng công việc, giúp chia nhỏ mục tiêu lớn thành những nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành hàng ngày.

Phân tích POSEC bao gồm 5 bước:

1. Prioritize (Ưu tiên) – Xác định mục tiêu và sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ quan trọng. Điều này giúp bạn tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc của cá nhân và cả nhóm.
2. Organizing (Tổ chức) – Phân bổ khoa học những nhiệm vụ cần phải làm để hoàn thành mục tiêu theo thời gian biểu hàng ngày.
3. Streamlining (Tinh giản) – Đơn giản hoá những nhiệm vụ bạn không thích làm nhưng phải hoàn thành như làm việc nhà…
4. Economizing (Tối ưu hoá) – Với những việc bạn muốn làm nhưng không khẩn cấp, bạn nên tìm thời gian hợp lý để thực hiện.
5. Contributing (Xã hội) – Đây là những nghĩa vụ xã hội bạn cần để dành thời gian thực hiện như tình yêu, tình bạn, gia đình hay từ thiện. Những nhiệm vụ này thường mang yếu tố dài hạn, có thể sắp xếp chúng theo lịch tuần, lịch năm

Bạn nên dành thời gian đào sâu và thử thực hiện 4 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trên đây để đúc kết ra phương án tối ưu cho bản thân. Trong quá trình thử nghiệm, bạn sẽ khám phá được thời điểm nào nên áp dụng phương pháp nào hoặc kết hợp nhiều phương pháp cùng nhau để mang lại hiệu quả cao hơn.

Sẽ tốn không ít thời gian để làm chủ những kỹ năng sống, một trong số đó là kỹ năng quản lý thời gian này nhưng sự khác biệt chúng mang lại cho cuộc sống bạn sẽ to lớn hơn bạn nghĩ.

Thảo Nguyên